Comment changer le siège social d’une société : étapes et conseils d’expert

Dans la vie d’une entreprise, il peut être nécessaire de changer le siège social pour diverses raisons, telles que la recherche de locaux plus adaptés ou l’optimisation fiscale. Cette décision importante doit être prise en connaissance de cause et suivre une procédure spécifique. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les différentes étapes à suivre pour changer le siège social d’une société, en abordant les considérations juridiques et pratiques liées à cette démarche.

1. Comprendre les implications du changement de siège social

Le siège social est l’adresse administrative et légale de votre société, qui figure dans les statuts et auprès des organismes publics tels que le Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est donc essentiel de bien comprendre les implications qu’un changement de siège social peut avoir sur votre entreprise :

  • Les relations contractuelles avec vos partenaires (clients, fournisseurs, etc.) pourraient être affectées en cas de modifications substantielles des conditions générales.
  • Un changement de siège social entraîne souvent un changement d’immatriculation au RCS, avec les formalités administratives correspondantes.
  • En fonction du lieu choisi pour le nouveau siège social, la fiscalité applicable à votre société pourrait également évoluer.

2. Obtenir l’accord des associés

Le changement de siège social implique une modification des statuts de la société, ce qui nécessite l’accord des associés ou actionnaires. Selon le type de société (SARL, SAS, etc.), il peut être requis une majorité simple ou qualifiée lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE). Il est donc important de consulter les statuts et de respecter les règles applicables en la matière.

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3. Trouver le nouveau siège social

Le choix du nouveau siège social doit être guidé par des critères tels que la localisation géographique, l’accessibilité, la superficie et le coût des locaux. Il est également essentiel de vérifier que le bail ou le titre de propriété permet l’affectation des locaux à usage de siège social.

4. Rédiger et signer un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire

Une fois l’accord des associés obtenu et le nouveau siège social choisi, il convient de rédiger un procès-verbal d’AGE constatant la décision prise. Ce document doit mentionner :

  • La date et le lieu de l’assemblée.
  • Les associés présents ou représentés, avec leur nombre de parts sociales.
  • L’ordre du jour, comprenant notamment la proposition de changement de siège social.
  • Le résultat des votes et la décision adoptée.

Le procès-verbal doit être signé par tous les associés présents ou représentés lors de l’AGE.

5. Modifier les statuts de la société

Le changement de siège social entraîne une modification des statuts, qui doivent être mis à jour en conséquence. La nouvelle adresse du siège social doit y être inscrite et les autres mentions éventuellement impactées par ce changement (telles que la répartition des pouvoirs) doivent également être actualisées.

6. Effectuer les formalités administratives

Après la modification des statuts, il convient d’accomplir les formalités administratives requises pour rendre le changement de siège social opposable aux tiers et aux organismes publics :

  • Déposer un dossier complet auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE) compétent, incluant notamment le procès-verbal d’AGE, les nouveaux statuts et un justificatif de jouissance des locaux.
  • Payer les frais liés à cette formalité (par exemple, l’annonce légale dans un journal habilité).
  • Attendre l’immatriculation modificative au RCS et la délivrance d’un nouvel extrait Kbis.
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7. Informer vos partenaires et mettre à jour vos documents commerciaux

Enfin, n’oubliez pas d’informer vos partenaires du changement de siège social et de mettre à jour vos documents commerciaux (factures, devis, etc.) avec la nouvelle adresse. Il est également judicieux de vérifier l’impact éventuel sur vos contrats en cours (bail commercial, contrats de travail, etc.) et d’y apporter les modifications nécessaires.

Changer le siège social d’une société est une démarche complexe qui doit être menée avec rigueur et méthode. En suivant ces étapes et en vous faisant accompagner par un professionnel du droit, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir cette opération et poursuivre le développement de votre entreprise dans les meilleures conditions.